HMS (হসপিটাল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম)
পূর্ণরূপ: Hospital Management System
হসপিটাল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম হলো একটি সমন্বিত সফটওয়্যার, যা একটি অভিন্ন ডেটাবেজের ওপর হাসপাতাল বা ক্লিনিকের প্রশাসনিক, ক্লিনিকাল ও আর্থিক কাজ পরিচালনা করে। সাধারণ মডিউলগুলোর মধ্যে আছে রেজিস্ট্রেশন, বহির্বিভাগ ও অন্তর্বিভাগের সেবা, অপারেশন থিয়েটারের সময়সূচি, ল্যাবরেটরি, ফার্মেসি, ইনভেন্টরি, বিলিং, অ্যাকাউন্টস, মানবসম্পদ ও ব্যবস্থাপনা রিপোর্টিং। আলাদা আলাদা টুলের তুলনায় এর সুবিধা হলো বিভাগগুলোর মধ্যে ডেটা প্রবাহিত হয়: OPD-তে অর্ডার করা টেস্ট ল্যাবরেটরির ওয়ার্কলিস্টে দেখা যায়, আর ফলাফল, চার্জ ও ব্যবহৃত মজুত প্রতিটি একবারই রেকর্ড হয়। একে হসপিটাল ইনফরমেশন সিস্টেম (HIS)-ও বলা হয়।
বাস্তবে
বাংলাদেশের বেসরকারি হাসপাতাল ও ক্লিনিক প্রায়ই একটি টুলে বিলিং চালায় আর রেজিস্টার রাখে কাগজে। HMS-এ যাওয়া মূলত রোগী, বিভাগ ও আর্থিক ডেটা এক জায়গায় রাখার সিদ্ধান্ত।
ওপিডি (OPD)
পূর্ণরূপ: Outpatient Department (বহির্বিভাগ)
বহির্বিভাগ হলো সেই জায়গা, যেখানে রোগীকে ভর্তি না করেই দেখা হয়: কনসালটেশন, ফলো-আপ, ছোট প্রসিডিউর ও টেস্টের রেফারেল। সফটওয়্যারের ভাষায় OPD ম্যানেজমেন্টের আওতায় পড়ে রোগীর রেজিস্ট্রেশন, ডাক্তারের জন্য বুকিং বা কিউতে রাখা, কনসালটেশন রেকর্ড করা, প্রেসক্রিপশন ও ইনভেস্টিগেশন অর্ডার তৈরি এবং কনসালটেশন ফি আদায়। OPD-তে রোগীর সংখ্যা বেশি ও ভিজিট সংক্ষিপ্ত বলে মডিউলটির বিচার হয় ফ্রন্ট ডেস্ক ও ডাক্তারের স্ক্রিনের গতি দিয়ে, আর ল্যাবরেটরি, ফার্মেসি ও বিলিংয়ে কত পরিচ্ছন্নভাবে কাজ হস্তান্তর হয় তা দিয়ে।
বাস্তবে
বাংলাদেশে OPD প্রায়ই একটি প্রতিষ্ঠানের সবচেয়ে ব্যস্ত অংশ এবং রোগীরা প্রথম ধারণা এখানেই গড়ে তোলেন। টোকেন কিউ, অ্যাপয়েন্টমেন্ট স্লট ও প্রিন্টেড প্রেসক্রিপশন, এই সুবিধাগুলো নিয়েই বেশিরভাগ প্রতিষ্ঠান প্রথমে জানতে চায়।
আইপিডি (IPD)
পূর্ণরূপ: Inpatient Department (অন্তর্বিভাগ)
অন্তর্বিভাগের আওতায় পড়েন সেই রোগীরা, যাঁরা ভর্তি হয়ে একটি শয্যায় থাকেন। সফটওয়্যারে IPD ম্যানেজমেন্ট শয্যা বরাদ্দের মুহূর্ত থেকে ভর্তিকে অনুসরণ করে: ডাক্তারের অর্ডার, নার্সিং নোট ও ভাইটাল সাইন, প্রয়োগ করা ওষুধ, ইনভেস্টিগেশন, প্রসিডিউর, ওয়ার্ড বদল বা নিবিড় পরিচর্যায় স্থানান্তর, এবং শয্যা চার্জ, সেবা ও কনজিউমেবলের চলমান হিসাব। এর শেষ হয় ডিসচার্জে, যখন সিস্টেম একটি চূড়ান্ত বিল ও একটি ডিসচার্জ সামারি তৈরি করে, যে ক্লিনিকাল নথিতে রোগনির্ণয়, দেওয়া চিকিৎসা, ছাড়পত্রের সময়ের অবস্থা ও ফলো-আপ নির্দেশনা লেখা থাকে।
বাস্তবে
হাসপাতালের জন্য IPD মডিউলই বেশিরভাগ বিলিং বিরোধের উৎস। যেকোনো সময় রোগীর পরিবারকে দেখানো যায় এমন একটি চলমান হিসাব এবং খাতওয়ারি চূড়ান্ত বিল ডিসচার্জের সময় তর্ক কমায়।
ওটি (OT)
পূর্ণরূপ: Operation Theatre (অপারেশন থিয়েটার)
অপারেশন থিয়েটার হলো হাসপাতালের সার্জিক্যাল ইউনিট। OT ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার সার্জন, অ্যানেস্থেটিস্ট ও যন্ত্রপাতির প্রাপ্যতার সাথে মিলিয়ে থিয়েটারের সময় নির্ধারণ করে, অস্ত্রোপচারের আগের যাচাই ও সম্মতি রেকর্ড করে, অপারেশন নোট, অ্যানেস্থেশিয়া রেকর্ড এবং ব্যবহৃত কনজিউমেবল ও ইমপ্ল্যান্ট ধরে রাখে, আর রিকভারি ও অস্ত্রোপচার-পরবর্তী পরিচর্যায় রোগীকে অনুসরণ করে। বিশ্ব স্বাস্থ্য সংস্থার প্রকাশিত চেকলিস্টের মতো সার্জিক্যাল সেফটি চেকলিস্ট সাধারণত ওয়ার্কফ্লোতে যুক্ত থাকে। থিয়েটারের সময়, সার্জনের ফি ও উপকরণের চার্জ রোগীর অন্তর্বিভাগের বিলে পোস্ট হয়।
বাস্তবে
থিয়েটারের ব্যবহার হাসপাতাল সফটওয়্যার দিয়ে উন্নত করতে পারে এমন সবচেয়ে স্পষ্ট পরিচালনাগত মাপকাঠিগুলোর একটি: একটি অভিন্ন সময়সূচি ফোন কল ও রেজিস্টারের জায়গা নেয়, আর ব্যবহৃত প্রতিটি ইমপ্ল্যান্ট একজন রোগী ও একটি বিলে খুঁজে পাওয়া যায়।
শয্যা ব্যবস্থাপনা (Bed management)
শয্যা ব্যবস্থাপনা হলো একটি প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি শয্যাকে (তার ওয়ার্ড, শ্রেণি, পরিচ্ছন্নতার অবস্থা ও বর্তমান রোগী) অনুসরণ করার প্রক্রিয়া, যাতে ভর্তি, স্থানান্তর ও ডিসচার্জ পরিকল্পনা করা যায়। একটি বেড বোর্ড রিয়েল টাইমে দেখায় কোন শয্যা দখলে, সংরক্ষিত, পরিষ্কার হচ্ছে বা ব্যবহারের বাইরে। ভালো শয্যা ব্যবস্থাপনা ভর্তির সিদ্ধান্ত থেকে রোগীর শয্যায় পৌঁছানো পর্যন্ত অপেক্ষা কমায় এবং প্রতিটি ওয়ার্ড ও শয্যা শ্রেণির জন্য ব্যবস্থাপনাকে সঠিক দখল হার, গড় অবস্থানকাল ও টার্নওভার ব্যবধান দেয়।
বাস্তবে
বাংলাদেশের বেশিরভাগ হাসপাতালে শয্যার শ্রেণি (জেনারেল ওয়ার্ড, কেবিন, ICU) ক্লিনিকাল রাউটিং ও মূল্য দুটোই নির্ধারণ করে, তাই বেড বোর্ড ও ট্যারিফে একই সংজ্ঞা ব্যবহার করতে হয়।
কিউ ও টোকেন সিস্টেম (Queue and token system)
কিউ বা টোকেন সিস্টেম রেজিস্ট্রেশনের সময় প্রতিটি রোগীকে একটি ক্রমিক নম্বর দেয় এবং সেই ক্রমে ডাকে, ফলে কনসালটেশন রুম ও কাউন্টারের সামনে শারীরিক লাইনের প্রয়োজন থাকে না। হাসপাতাল সিস্টেমে টোকেন সাধারণত ডাক্তার বা কাউন্টার ধরে তৈরি হয়, ডিসপ্লেতে দেখানো বা ঘোষণা করা হয়, এবং রোগীর রেজিস্ট্রেশনের সাথে যুক্ত থাকে, যাতে নম্বর ডাকা মাত্র ডাক্তারের স্ক্রিনে সঠিক রেকর্ড খোলে। উন্নত সংস্করণে থাকে অ্যাপয়েন্টমেন্ট স্লট, জরুরি বা বয়স্ক রোগীর জন্য অগ্রাধিকার টোকেন, SMS নোটিফিকেশন এবং ডাক্তার অনুযায়ী অপেক্ষার সময়ের রিপোর্ট।
বাস্তবে
বাংলাদেশের OPD-তে টোকেন সিস্টেম সবচেয়ে বেশি চাওয়া সুবিধাগুলোর একটি, কারণ এতে অপেক্ষার ন্যায্যতা চোখে দেখা যায়। মূল নকশাগত সিদ্ধান্ত হলো, টোকেন আসার সময় দেওয়া হবে, আগে থেকে ফোন বা অ্যাপে, নাকি দুভাবেই।
MIS রিপোর্টিং
পূর্ণরূপ: Management Information System reporting
MIS রিপোর্টিং হলো একটি প্রতিষ্ঠান তার পরিচালনাগত ডেটা থেকে নিজের ব্যবস্থাপনা ও বাইরের সংস্থার জন্য যে পর্যায়ক্রমিক রিপোর্ট তৈরি করে তার সমষ্টি: বিভাগ অনুযায়ী রোগীর সংখ্যা, শয্যা দখল, প্রধান রোগনির্ণয়, ল্যাবরেটরি ও ফার্মেসির কাজের পরিমাণ, আয় ও আদায় এবং কর্মীদের উৎপাদনশীলতা। ভালোভাবে সমন্বিত হাসপাতাল সিস্টেমে এই রিপোর্টগুলো মাসশেষে হাতে সংকলনের বদলে আগেই রেকর্ড হওয়া লেনদেন থেকে তৈরি হয়। দক্ষিণ এশিয়ার স্বাস্থ্য প্রশাসনে শব্দটি বহুল প্রচলিত, যেখানে প্রতিষ্ঠানগুলো নির্ধারিত ফরম্যাটে স্বাস্থ্য কর্তৃপক্ষের কাছে মাসিক পরিসংখ্যান রিটার্ন জমা দেয়।
বাস্তবে
DGHS-এ রিপোর্ট করা প্রতিষ্ঠানগুলো এর ম্যানেজমেন্ট ইনফরমেশন সিস্টেম (MIS) ইউনিটের মাধ্যমে, মূলত DHIS2 দিয়ে, ডেটা জমা দেয়। দৈনিক লেনদেন থেকে একই সূচক তৈরি করতে পারা HMS মাসশেষের এই পুনরাবৃত্ত বোঝা সরিয়ে দেয়।
বিলিং ও রেভিনিউ সাইকেল (Billing and revenue cycle)
রেভিনিউ সাইকেল হলো রোগী একটি সেবা পাওয়া থেকে প্রতিষ্ঠান তার অর্থ পাওয়া পর্যন্ত যা কিছু ঘটে তার পুরোটা। হাসপাতালের বিলিং সফটওয়্যার সেবা দেওয়ার সাথে সাথে চার্জ রেকর্ড করে (কনসালটেশন, টেস্ট, শয্যা-দিন, প্রসিডিউর, ওষুধ), প্রতিষ্ঠানের ট্যারিফ এবং ছাড় বা প্যাকেজ রেট প্রয়োগ করে, পেমেন্ট ও অগ্রিম আদায় করে, প্রযোজ্য ক্ষেত্রে বিমা বা করপোরেট ক্রেডিট সামলায় এবং দৈনিক আদায় মেলায়। রেভিনিউ সাইকেল ম্যানেজমেন্ট এর সাথে নিয়ন্ত্রণ যোগ করে: বিল না হওয়া সেবার যাচাই, ছাড়ের অনুমোদন, রিফান্ড হ্যান্ডলিং এবং বিলিংয়ের মোট অঙ্ক জেনারেল লেজারে পোস্ট করা।
বাস্তবে
বাংলাদেশের বেশিরভাগ রোগী নিজের পকেট থেকে খরচ করেন, তাই ক্লেইম প্রসেসিংয়ের চেয়ে নগদ হ্যান্ডলিং, ভর্তির বিপরীতে জমা ও ছাড় নিয়ন্ত্রণ বেশি গুরুত্বপূর্ণ। প্রচলিত প্রসিডিউরের জন্য প্যাকেজ মূল্য একটি ঘন ঘন চাওয়া সুবিধা।