হাসপাতাল ও খুচরা ফার্মেসির জন্য ফার্মেসি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার
শাফা HMS ফার্মেসি ম্যানেজমেন্ট হলো শাফা হাসপাতাল ম্যানেজমেন্ট স্যুটের ওষুধ ডিসপেন্সিং ও ওষুধের স্টক ব্যবস্থাপনার মডিউল। এটি তৈরি হয়েছে হাসপাতালের ফার্মেসি, খুচরা ওষুধের দোকান এবং নিজস্ব কাউন্টার থেকে ওষুধ দেয় এমন ক্লিনিকের জন্য। ফার্মাসিস্ট OPD ও IPD থেকে আসা প্রেসক্রিপশন একটি ডিসপেন্সিং কিউ হিসেবে পান, পয়েন্ট-অব-সেল স্ক্রিনে সরাসরি কাউন্টার বিক্রি করেন, আর প্রতিটি স্ট্রিপ ও বোতলের হিসাব রাখেন ব্যাচ ও মেয়াদোত্তীর্ণের তারিখ ধরে। বিক্রির হিসাব অ্যাকাউন্টসে পোস্ট হয়, ক্রয় ও ওষুধের স্টক ইনভেন্টরির সাথে মিলে চলে, আর দেওয়া ওষুধ রোগীর রেকর্ডে লেখা হয়ে যায়। ইন্টারফেস বাংলা ও ইংরেজিতে চলে এবং ইন্টারনেট না থাকলেও কাজ থেমে থাকে না।
- ব্যাচ ও মেয়াদোত্তীর্ণ ট্র্যাকিং
- প্রেসক্রিপশনের সাথে যুক্ত ডিসপেন্সিং কিউ
- অফলাইনে কাজ চলে, পরে সিঙ্ক হয়
- বাংলা ও ইংরেজি ইন্টারফেস
ওভারভিউ
ফার্মেসি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার: ক্রয় থেকে রোগী পর্যন্ত
মডিউলটি একটি ওষুধকে ক্রয় থেকে রোগীর হাতে পৌঁছানো পর্যন্ত অনুসরণ করে। সরবরাহকারীর ইনভয়েসের বিপরীতে পাওয়া মাল ব্যাচ নম্বর, মেয়াদোত্তীর্ণের তারিখ, প্যাক সাইজ ও ক্রয়মূল্যসহ এন্ট্রি হয়, ফলে সিস্টেমের তাক আর দোকানের তাক একই কথা বলে। এরপর প্রতিটি বিক্রি, ফেরত, ট্রান্সফার ও অ্যাডজাস্টমেন্ট নির্দিষ্ট একটি ব্যাচের বিপরীতে রেকর্ডকৃত মুভমেন্ট হিসেবে থাকে। ম্যানেজার দিনের যেকোনো সময়ে হাতে গুনে না দেখেই জানতে পারেন কী মজুত আছে, কোনটির মেয়াদ শেষ হতে চলেছে আর কী বিক্রি হয়েছে।
কাউন্টারে ফার্মাসিস্ট দুটি তালিকা নিয়ে কাজ করেন: যে প্রেসক্রিপশনগুলো পূরণের অপেক্ষায় আছে এবং সরাসরি আসা ক্রেতার বিক্রি। প্রেসক্রাইব করা প্রতিটি আইটেমে ওষুধ, স্ট্রেংথ, ডোজ ও পরিমাণ ঠিক তেমনই দেখায় যেমনটি ডাক্তার লিখেছেন, আর সমমানের জেনেরিক দিয়ে বদল করলে তা লুকানো থাকে না, রেকর্ড হয়। সরাসরি বিক্রিতেও একই প্রোডাক্ট মাস্টার ও একই ব্যাচ লজিক কাজ করে, তাই একটি খুচরা দোকান ও একটি হাসপাতাল ডিসপেনসারি ভিন্ন স্ক্রিনে হলেও একই নিয়মে চলে।
রিপোর্টিং সাজানো হয়েছে তাঁদের জন্য যাঁদের ফার্মেসির হিসাব দিতে হয়: ক্যাশিয়ার অনুযায়ী দৈনিক বিক্রি ও আদায়, দ্রুত ও ধীরে চলা আইটেম, মেয়াদ শেষ হতে চলা ও মেয়াদোত্তীর্ণ স্টক, সরবরাহকারী অনুযায়ী ক্রয় এবং পণ্য অনুযায়ী মার্জিন। প্রতিটি রিপোর্ট শাখা বা কাউন্টার অনুযায়ী ফিল্টার করা যায়, স্প্রেডশিটে এক্সপোর্ট করা যায় এবং প্রতিষ্ঠানের হেডারসহ প্রিন্ট করা যায়। ফলে মাসশেষের পর্যালোচনা, অভ্যন্তরীণ অডিটের নমুনা যাচাই কিংবা নিয়ন্ত্রক সংস্থার প্রশ্নের উত্তর স্মৃতি থেকে নয়, সিস্টেম থেকেই দেওয়া যায়।
সক্ষমতা
ফার্মেসি সফটওয়্যারের সক্ষমতা
একজন ফার্মেসি ম্যানেজারকে যে ছয়টি ক্ষেত্রের জবাবদিহি করতে হয়, এবং মডিউলটি প্রতিটি কীভাবে সামলায়।
- ১
ফার্মেসি POS ও বিলিং
কাউন্টার বিক্রির জন্য টাচ-বান্ধব পয়েন্ট-অব-সেল স্ক্রিন: ব্র্যান্ড বা জেনেরিক নামে খুঁজুন, বারকোড স্ক্যান করুন, ক্যাশিয়ারের সীমার মধ্যে ছাড় দিন এবং নগদ, কার্ড বা মোবাইল ব্যাংকিংয়ে পেমেন্ট রেকর্ড করুন। প্রতিটি রসিদে ব্যাচ ও মেয়াদ ছাপা হয়, আর প্রতিটি বিক্রি দ্বিতীয়বার এন্ট্রি ছাড়াই দিনের ক্যাশ বইয়ে পোস্ট হয়।
- ২
প্রেসক্রিপশন থেকে হাসপাতাল ফার্মেসি ডিসপেন্সিং
OPD-তে বা ওয়ার্ডে লেখা প্রেসক্রিপশন কাগজের স্লিপ হয়ে নয়, কিউ হয়ে আসে। ফার্মাসিস্ট প্রতিটি লাইন নিশ্চিত করেন, আংশিক সরবরাহ ও জেনেরিক বদল রেকর্ড করেন এবং অর্ডার সম্পন্ন চিহ্নিত করেন, ফলে ডাক্তার ও বিলিং ডেস্ক একই স্ট্যাটাস দেখেন। ওয়ার্ড ও OT থেকে আসা ইনডেন্ট রিকোয়েস্টও একই পথে চলে।
- ৩
ব্যাচ অনুযায়ী ওষুধের মেয়াদোত্তীর্ণ ট্র্যাকিং
প্রতিটি রিসিট তার ব্যাচ নম্বর ও মেয়াদোত্তীর্ণের তারিখসহ সংরক্ষিত হয়, আর ডিসপেন্সিংয়ে ডিফল্ট নিয়ম হলো যার মেয়াদ আগে শেষ, সেটি আগে যাবে। আপনার বেছে নেওয়া সময়সূচিতে মেয়াদ শেষ হতে চলা আইটেমের তালিকা তৈরি হয়, মেয়াদোত্তীর্ণ ব্যাচ বিক্রি থেকে ব্লক থাকে এবং সরবরাহকারীকে ফেরত মূল ক্রয়ের বিপরীতে রেকর্ড হয়, যাতে অ্যাকাউন্টসে ক্রেডিট নোট মেলানো যায়।
- ৪
ওষুধের দোকানের সফটওয়্যার ও একাধিক কাউন্টারে বিক্রি
একটি ওষুধের দোকান, একাধিক আউটলেটের চেইন কিংবা এক হাসপাতালের ভেতরের কয়েকটি কাউন্টার একই প্রোডাক্ট মাস্টারে চলতে পারে, আলাদা স্টক, ক্যাশিয়ার ও মূল্যতালিকা নিয়ে। হেড অফিস দেখে সমন্বিত বিক্রি ও স্টক; প্রতিটি আউটলেট দেখে নিজেরটা। শাখা থেকে শাখায় ট্রান্সফারে দুই প্রান্তেই ডকুমেন্ট ট্রেইল থাকে।
- ৫
ক্রয়, সরবরাহকারী ও স্টক নিয়ন্ত্রণ
রিঅর্ডার লেভেল থেকে বা ম্যানুয়ালি পারচেজ অর্ডার তৈরি করুন, অর্ডারের বিপরীতে মাল গ্রহণ করুন এবং ভ্যাট ও ছাড়ের লাইনসহ সরবরাহকারীর ইনভয়েস পোস্ট করুন। স্টক অ্যাডজাস্টমেন্ট, ক্ষতিগ্রস্ত মাল রাইট-অফ ও গণনা মিলানোর প্রতিটিতে কারণ কোড লাগে এবং অডিট লগে এন্ট্রি থাকে, ফলে ঘাটতি চাপা না পড়ে চোখে পড়ে।
- ৬
ফার্মেসি রিপোর্ট ও নিয়ন্ত্রিত ওষুধের রেজিস্টার
দৈনিক বিক্রি, ক্যাশিয়ারের আদায়, পণ্য অনুযায়ী মুনাফা, স্টক মূল্যায়ন ও সরবরাহকারীর লেজার স্ট্যান্ডার্ড রিপোর্ট হিসেবে থাকে। নিয়ন্ত্রিত বা তফসিলভুক্ত হিসেবে চিহ্নিত ওষুধের জন্য আলাদা রেজিস্টার থাকে, যার প্রতিটি লাইনে প্রেসক্রাইবার, রোগী ও পরিমাণ লেখা থাকে, আর রেজিস্টারটি পরিদর্শন বা অভ্যন্তরীণ পর্যালোচনার জন্য যেকোনো সময় প্রিন্ট করা যায়।
স্যুটের সাথে সংযোগ
শাফা HMS-এর বাকি অংশের সাথে ফার্মেসি কীভাবে যুক্ত
ফার্মেসি একদিকে ক্লিনিকাল অর্ডারের ভোক্তা, অন্যদিকে আর্থিক ও স্টক ডেটার উৎস। শাফা HMS-এ এই সংযোগগুলো এক্সপোর্ট করে আবার ইমপোর্ট করার বদলে ভেতরেই তৈরি, তাই একটি ডিসপেন্স করা লাইন একই মুহূর্তে রোগীর বিলে, ওষুধের রেজিস্টারে ও দিনের লেজারে দেখা যায়।
- OPD ও IPD প্রেসক্রিপশনথেকেফার্মেসি ডিসপেন্সিং কিউ
প্রেসক্রাইব করা আইটেম ওষুধ, স্ট্রেংথ, ডোজ ও পরিমাণসহ আসে, ফলে কাউন্টারে কিছুই নতুন করে টাইপ করতে হয় না।
- ফার্মেসি বিক্রিথেকেরোগীর বিলিং ও অ্যাকাউন্টস
প্রতিটি ডিসপেন্স করা লাইন রোগীর বিলে বা কাউন্টার রসিদে যোগ হয় এবং বিক্রি ও ক্যাশ লেজারে পোস্ট হয়।
- ফার্মেসির স্টক মুভমেন্টথেকেইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট
ক্রয়, ট্রান্সফার ও অ্যাডজাস্টমেন্ট একটি অভিন্ন সরবরাহকারী ও আইটেম মাস্টার হালনাগাদ করে, ফলে ওষুধ ও ওষুধ-বহির্ভূত স্টক এক ভিত্তিতে থাকে।
- ডিসপেন্সিং রেকর্ডথেকেEHR রোগীর রেকর্ড
দেওয়া ওষুধ রোগীর মেডিকেশন হিস্ট্রিতে লেখা হয়ে যায়, যা পরের কনসালটেশনে কাজে লাগে।
স্ট্যান্ডার্ড ও কমপ্লায়েন্স
স্ট্যান্ডার্ড, নিরাপত্তা ও রিপোর্টিং
আজ যা চালু আছে, শুধু সেটুকুই, সরল ভাষায়।
HL7 FHIR ভিত্তিক ডেটা এক্সচেঞ্জ
মেডিকেশন অর্ডার ও ডিসপেন্সিং ইভেন্ট HL7 FHIR রিসোর্সের আদলে মডেল করা, তাই প্রতিটি পার্টনারের জন্য আলাদা ম্যাপিং ছাড়াই অন্য FHIR-সক্ষম সিস্টেমের সাথে ফার্মেসির ডেটা বিনিময় করা যায়।
রোল-ভিত্তিক অ্যাক্সেস ও অডিট লগ
ক্যাশিয়ার, ফার্মাসিস্ট, স্টোরকিপার ও ম্যানেজার ভিন্ন ভিন্ন স্ক্রিন ও সীমা দেখেন। মূল্য ওভাররাইড, স্টক অ্যাডজাস্টমেন্ট ও বাতিল বিক্রি ব্যবহারকারী, সময় ও কারণসহ লগ হয়।
ট্রানজিটে ও স্টোরেজে এনক্রিপশন
রোগী ও বিক্রির ডেটা ব্রাউজার ও সার্ভারের মাঝপথে এবং আবার স্টোরেজ ও ব্যাকআপে এনক্রিপ্ট করা থাকে, HIPAA-ধাঁচের ডেটা হ্যান্ডলিং চর্চা অনুসরণ করে।
DGHS-এর ব্যবহৃত রিপোর্টিং ফরম্যাট
যে রেকর্ডে কাউন্টার চলে, সেই একই রেকর্ড থেকে ওষুধের ব্যবহার ও স্টক রিপোর্ট DGHS-এর ব্যবহৃত রিপোর্টিং ফরম্যাটে তৈরি করা যায়।
বাংলা ও ইংরেজি ইন্টারফেস
ফার্মেসির প্রতিটি স্ক্রিন, রসিদ ও রিপোর্টের লেবেল বাংলা ও ইংরেজিতে পাওয়া যায়, আর ভাষা পুরো সিস্টেমের নয়, প্রতিটি ব্যবহারকারীর নিজস্ব সেটিং।
ডিপ্লয়মেন্ট
ডিপ্লয়মেন্টের বিকল্প
সংযোগ কেটে গেছে বা বিদ্যুৎ চলে গেছে বলে একটি ফার্মেসি থেমে থাকতে পারে না। শাফা HMS পাওয়া যায় ক্লাউডে হোস্ট করা, আপনার নিজস্ব সার্ভারে ইনস্টল করা, অথবা কাউন্টারে একটি অফলাইন এজ নোডসহ ক্লাউড ডিপ্লয়মেন্ট হিসেবে। ফার্মেসি মডিউল তিনটিতেই একইভাবে আচরণ করে; শুধু ডেটা কোথায় থাকে, সেটিই বদলায়।
ক্লাউড
শাফা কেয়ার হোস্ট করে, প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের জন্য আলাদা ডেটাবেজে। ব্যাকআপ, মনিটরিং ও আপডেট অন্তর্ভুক্ত, আর নতুন কাউন্টার বা শাখা যোগ করতে হার্ডওয়্যার কিনতে হয় না।
অন-প্রেমিস
পুরো স্যুট আপনার প্রতিষ্ঠানের ভেতরের সার্ভারে চলে, এয়ার-গ্যাপড সেটআপসহ। ডেটা থাকে আপনার হাতে; শাফা কেয়ার একটি সাপোর্ট চুক্তির আওতায় সফটওয়্যার সরবরাহ, রক্ষণাবেক্ষণ ও আপগ্রেড করে।
অফলাইন সিঙ্ক
ফার্মেসিতে একটি এজ নোড মডিউলের স্থানীয় কপি রাখে। বিদ্যুৎ বিভ্রাট ও লোডশেডিংয়ের মধ্যেও বিক্রি ও ডিসপেন্সিং চলতে থাকে, সংযোগ ফিরলে ক্রমানুসারে সিঙ্ক হয়, রসিদ দুবার তৈরি হয় না।
কাদের জন্য
ফার্মেসি মডিউল কাদের জন্য
হাসপাতালের ফার্মেসি
OPD, ওয়ার্ড, OT ও জরুরি বিভাগকে সেবা দেওয়া ইন-হাউস ফার্মেসি, যেখানে প্রেসক্রিপশন রোগীর বিলের বিপরীতে পূরণ করতে হয় এবং ওয়ার্ডের ইনডেন্ট কোনো কস্ট সেন্টারে খুঁজে পাওয়ার মতো হতে হয়।
খুচরা ফার্মেসি চেইন
এক বা একাধিক আউটলেটের ওষুধের দোকান, যাদের দরকার দ্রুত কাউন্টার বিক্রি, সব শাখায় একটি প্রোডাক্ট মাস্টার এবং এমন মেয়াদ নিয়ন্ত্রণ যা কারও লেবেল পড়ার ওপর নির্ভর করে না।
ইন-হাউস ডিসপেন্সিংসহ ক্লিনিক
ছোট ক্লিনিক ও ডায়াগনস্টিক সেন্টার, যারা স্টোর নয়, আলমারি থেকে ওষুধ দেয়, এবং পূর্ণাঙ্গ ফার্মেসি বিভাগ না চালিয়েই একই ব্যাচ শৃঙ্খলা ও রিপোর্ট চায়।
সাধারণ প্রশ্ন
প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
ফার্মেসি মডিউলের দাম কীভাবে নির্ধারিত হয়?
শাফা HMS প্রতিষ্ঠানপ্রতি সাবস্ক্রিপশন হিসেবে লাইসেন্স করা হয়, এবং আপনি কোন কোন মডিউল চালু করছেন তার ওপর প্ল্যান নির্ভর করে। কোনো প্রকাশ্য মূল্যতালিকা নেই, কারণ কাউন্টার, শাখা ও ডিপ্লয়মেন্ট মডেলের ভিন্নতায় খরচ বদলায়। আপনার আউটলেটের সংখ্যা এবং ক্লাউড না অন-প্রেমিস হোস্টিং দরকার তা জানালে আমরা লিখিত কোটেশন পাঠাব।
কাগজের রেজিস্টার বা এক্সেলের স্টক শিট থেকে কি সরে আসা যায়?
হ্যাঁ। আইটেম, ব্যাচ, মেয়াদ, পরিমাণ ও ক্রয়মূল্যসহ একটি স্প্রেডশিট টেমপ্লেট থেকে ওপেনিং স্টক লোড করা হয়, আর আপনার বিদ্যমান ক্রয় রেকর্ড থেকে প্রোডাক্ট মাস্টার তৈরি করে নেওয়া যায়। পুরোপুরি বদলানোর আগে পুরোনো রেজিস্টারের সাথে অল্প কিছুদিন সমান্তরালে চালানোর পরামর্শ আমরা দিই, এবং প্রথম গণনা মিলিয়ে দিতে আমরা পাশে থাকি।
ইন্টারনেট ছাড়া কি কাজ করে?
করে। কাউন্টারে একটি অফলাইন এজ নোড থাকলে বিদ্যুৎ বিভ্রাট ও সংযোগ বিচ্ছিন্নতার মধ্যেও বিক্রি, ডিসপেন্সিং ও স্টক হালনাগাদ চলতে থাকে। সংযোগ ফিরে এলে জমে থাকা লেনদেন ক্রমানুসারে কেন্দ্রীয় সার্ভারে সিঙ্ক হয়, ফলে রসিদ দুবার তৈরি হয় না এবং স্টকও দুবার গোনা হয় না। সিঙ্ক শেষ হলে হেড অফিসের রিপোর্ট হালনাগাদ হয়ে যায়।
ইন্টারফেস কি বাংলায় পাওয়া যায়?
হ্যাঁ। স্ক্রিন, বাটন, রসিদ ও রিপোর্টের শিরোনাম বাংলা ও ইংরেজি দুই ভাষাতেই আছে, এবং প্রতিটি ব্যবহারকারী লগইনের সময় নিজের ভাষা বেছে নেন। ফলে ক্যাশিয়ার বাংলায় কাজ করতে পারেন, আর হিসাবরক্ষক একই ডেটা ইংরেজিতে দেখতে পারেন। পণ্যের নাম যে লিপিতে এন্ট্রি করা হয়, সেভাবেই সংরক্ষিত থাকে।
শাফা HMS-এর বাকি অংশ ছাড়া কি শুধু ফার্মেসি মডিউল চালানো যায়?
মডিউলগুলো একসাথে কাজ করার জন্য তৈরি এবং সাধারণত ধাপে ধাপে চালু করা হয়; একটি ফার্মেসি বা ওষুধের দোকান ফার্মেসি ও অ্যাকাউন্টস দিয়ে শুরু করে পরে OPD যোগ করতে পারে। যেহেতু এটি শাফা HMS-এর অংশ হিসেবে লাইসেন্স করা হয়, তাই ওই মডিউলগুলো চালু করা মাত্রই প্রেসক্রিপশন কিউ ও রোগীর বিলিংয়ের সংযোগ সক্রিয় হয়ে যায়।
ডেটার মালিক কে, আর আমরা কি তা এক্সপোর্ট করতে পারব?
আপনিই মালিক। পণ্য, স্টক, বিক্রি ও রোগীর ডিসপেন্সিং রেকর্ড প্রতিষ্ঠানের সম্পত্তি। রিপোর্ট যেকোনো সময় স্প্রেডশিটে এক্সপোর্ট করা যায়, আর অনুরোধে বা চুক্তি শেষে স্ট্যান্ডার্ড ফরম্যাটে পূর্ণাঙ্গ ডেটা এক্সপোর্ট দেওয়া হয়। অন-প্রেমিস ডিপ্লয়মেন্টে ডেটাবেজ প্রথম দিন থেকেই আপনার নিজস্ব সার্ভারে থাকে।
প্রশিক্ষণ ও অনবোর্ডিংয়ে কী কী থাকে?
বাস্তবায়ন শুরু হয় আপনার পণ্যতালিকা, মূল্যনীতি ও কাউন্টারের বিন্যাস ম্যাপ করে; এরপর ক্যাশিয়ার, ফার্মাসিস্ট ও স্টোরকিপারের জন্য সরেজমিনে বা দূর থেকে প্রশিক্ষণ হয়, সাথে থাকে বাংলা ও ইংরেজিতে ভূমিকাভিত্তিক গাইড। চালু হওয়ার পরও ফোন ও ইমেইলে সাপোর্ট চলে, আর কর্মী বদল হলে রিফ্রেশার সেশনের ব্যবস্থা আছে।
শাফা HMS · ফার্মেসি
আপনার নিজের পণ্যতালিকায় ফার্মেসি কাউন্টার দেখুন
আপনার বর্তমান স্টক রেজিস্টারের একটি পাতা বা এক সপ্তাহের বিক্রির স্লিপ নিয়ে আসুন। সংক্ষিপ্ত ডেমোতে আমরা আপনার কিছু আইটেম লোড করি, একটি প্রেসক্রিপশন পূরণ করি, একটি কাউন্টার বিক্রি সম্পন্ন করি এবং দেখাই প্রতিটি এন্ট্রি স্টক, বিলিং ও অ্যাকাউন্টসে কোথায় গিয়ে বসে।