বাংলাদেশের বহুবিভাগীয় হাসপাতালের জন্য হাসপাতাল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার
বাংলাদেশের বেসরকারি হাসপাতালে একসাথে অনেকগুলো বিভাগ চলে: বহির্বিভাগ, ওয়ার্ড, অপারেশন থিয়েটার, ল্যাবরেটরি ও ফার্মেসি, প্রতিটির নিজস্ব কাউন্টার ও নিজস্ব রেজিস্টার। শাফা HMS এমন একটি হাসপাতাল সফটওয়্যার, কার্যত একটি হাসপাতাল ERP, যা এই বিভাগগুলোকে একটি রোগী রেকর্ড ও একটি বিলিং কাঠামোর ওপর আনে; আর শাফা EHR সেই ক্লিনিকাল ইতিহাস ধরে রাখে, যা বিভাগ থেকে বিভাগে রোগীর সাথে যায়। এই পৃষ্ঠাটি সেই প্রশাসক ও মালিকদের জন্য, যাঁরা যাচাই করছেন স্যুটটি তাঁদের হাসপাতালের কাজের ধরনের সাথে মেলে কি না, কোন মডিউল দিয়ে শুরু করবেন, এবং দিনের হিসাব কীভাবে মাস শেষে হাতে সংকলন না করেই ফাইন্যান্স অফিস ও DGHS রিটার্নে পৌঁছাবে।
- OPD, IPD, OT, ল্যাব ও ফার্মেসি জুড়ে একটিই রোগী রেকর্ড
- শয্যা ও থিয়েটারের দখল অ্যাডমিন ডেস্ক থেকেই দৃশ্যমান
- সব বিভাগের চার্জ একটি বিলে নিষ্পত্তি
- মডিউল ধরে ধরে চালু করুন
চ্যালেঞ্জ
বহুবিভাগীয় হাসপাতাল যেসব সমস্যায় ভোগে
প্রথমবার আমাদের সাথে কথা বলার সময় প্রশাসকরা এই সমস্যাগুলোর কথাই বলেন। এর বেশিরভাগই অসাবধানতার ফল নয়; আলাদা আলাদা রেজিস্টার থাকলে এমনটাই হয়।
প্রতিটি বিভাগের আলাদা রেজিস্টার
ওপিডির একটি রেজিস্টার, ওয়ার্ডের আরেকটি, ল্যাব ও ফার্মেসি প্রত্যেকে নিজেরটা রাখে, আর একই রোগী সবগুলোতে সামান্য ভিন্ন নামে হাজির থাকেন। প্রশাসকের টেবিলে কোনো প্রশ্ন এলে তার উত্তর দিতে চারটি কাউন্টারে হেঁটে গিয়ে চারটি খাতা মেলাতে হয়।
কাউন্টারের ফাঁকে রাজস্ব ঝরে যায়
ওয়ার্ডে অর্ডার করা একটি টেস্ট হয়ে গেছে, কিন্তু চার্জ হয়নি। ভর্তি রোগীকে দেওয়া ওষুধ ডিসচার্জ বিলে নেই। ছাড় দেওয়া হয়েছে মুখে মুখে, আর ক্যাশিয়ার ও রোগী তা ভিন্নভাবে মনে রেখেছেন। এর কোনোটিই জালিয়াতি নয়; চার্জ এক জায়গায় লেখা হলে আর বিল অন্য জায়গায় হলে এমনটাই ঘটে।
কোন শয্যা ও থিয়েটার খালি, কেউ বলতে পারেন না
ওয়ার্ড সিস্টারকে ফোন করে ভর্তির সিদ্ধান্ত হয়, আর থিয়েটারের তালিকা থাকে একটি হোয়াইটবোর্ডে, যা শুধু OT ইনচার্জই পড়তে পারেন। রোগী করিডোরে অপেক্ষা করতে শুরু করলে প্রশাসক শয্যা-সংকটের কথা জানেন, আর সার্জন এসে কক্ষ দখল দেখলে থিয়েটারের সংঘর্ষের কথা।
মাসিক রিটার্ন মানে সংকলনের কাজ
DGHS রিটার্ন, মালিকের মাসিক সারসংক্ষেপ ও অডিটরের প্রশ্ন, সবই একই ভর্তি, মৃত্যু, টেস্ট ও আদায়ের তথ্যের ওপর দাঁড়িয়ে, তবু প্রতিটি আলাদা করে একজন কেরানি ক্যালকুলেটর হাতে তৈরি করেন। হিসাব দেরিতে আসে, মাঝে মাঝে পরস্পরের সাথে মেলে না, আর কোন ভিজিট থেকে এসেছে তা খুঁজে বের করা অসম্ভব।
রোস্টার, হাজিরা ও বেতন তিনটি আলাদা ফাইলে
নার্সিং ডিউটি রোস্টার কাগজে তৈরি হয়, হাজিরা আসে মেশিনের এক্সপোর্ট থেকে, আর বেতন হিসাব হয় এমন একটি স্প্রেডশিটে যা শুধু একজনই বোঝেন। ওভারটাইম, নাইট অ্যালাউন্স ও ছুটির হিসাব নিয়ে প্রতি মাসে তর্ক হয়, কারণ এই তিনটি উৎস কখনোই পরস্পরের সাথে মেলার জন্য তৈরি হয়নি।
কোন পণ্য মানানসই
হাসপাতালের জন্য কোন শাফা পণ্য মানানসই
এই ধরনের হাসপাতালে সাধারণত স্যুটের বেশিরভাগ অংশই লাগে, তবে একসাথে নয়। নিচের মডিউলগুলো বহুবিভাগীয় প্রতিষ্ঠানের জন্য গুরুত্বপূর্ণ, সাথে প্রতিটি কেন জায়গা পায় তার ব্যাখ্যা। বিস্তারিত ফিচার পৃষ্ঠার জন্য লিংক অনুসরণ করুন; এই পৃষ্ঠা শুধু উপযোগিতার স্তরে থাকে।
শাফা HMS: IPD ও বেড ম্যানেজমেন্টসহ হাসপাতাল ERP
স্যুটটিই ভিত্তি। ভর্তি, শয্যা বরাদ্দ, স্থানান্তর ও ডিসচার্জ ইনপেশেন্ট মডিউলে থাকে, আর প্রতিটি বিভাগ একই রোগী অ্যাকাউন্টে লেখে। ইনভেন্টরি এবং এইচআর ও পেরোল একই স্যুটে আসে, তাই স্টোর ইস্যু ও ডিউটি রোস্টার আলাদা ফাইলে নয়, একই প্ল্যাটফর্মে থাকে।
ওপিডি ম্যানেজমেন্ট
বেশিরভাগ ভর্তি শুরু হয় বহির্বিভাগের ভিজিট হিসেবে। ওপিডি কাউন্টারে একবার রোগী রেজিস্টার করা, সাথে টোকেন, কনসালটেশন রেকর্ড ও পরিশোধিত ফি, মানে ওয়ার্ড, থিয়েটার ও ডিসচার্জ ডেস্ক নতুন একটি পরিচয় তৈরি না করে পরিষ্কার একটি পরিচয় পেয়ে যায়। রোগীবহুল সন্ধ্যার সেশনেই মডিউলটি নিজের দাম তুলে দেয়।
অপারেশন থিয়েটার ও পোস্ট-অপারেটিভ কেয়ার
সার্জিক্যাল হাসপাতালে থিয়েটারের সময়ই সবচেয়ে দুর্লভ সম্পদ। সার্জন, অ্যানেস্থেটিস্ট ও কক্ষের প্রাপ্যতা মিলিয়ে তালিকা শিডিউল করা, প্রতিটি কেসে ব্যবহৃত কনজিউমেবল রেকর্ড করা এবং পরে রিকভারি অনুসরণ করা, হোয়াইটবোর্ডকে এমন একটি পরিকল্পনায় বদলে দেয় যা প্রশাসক দেখতে পান আর ফাইন্যান্স অফিস বিল করতে পারে।
ল্যাবরেটরি ইনফরমেশন সিস্টেম (LIS)
হাসপাতালের ল্যাবরেটরি বেশিরভাগ অর্ডার পায় ওয়ার্ড ও ওপিডি থেকে, ওয়াক-ইন থেকে নয়। ডাক্তার অর্ডার দিলে, স্যাম্পলে বারকোড লাগলে, আর যাচাইকৃত ফলাফল ওয়ার্ডের রেকর্ড ও বিলে ফিরে এলে কুরিয়ার, ফোন কল ও বাদ পড়া চার্জ একসাথে বিদায় নেয়।
ফার্মেসি ম্যানেজমেন্ট
ইন-হাউস ফার্মেসি বেসরকারি হাসপাতালের বড় রাজস্ব খাতগুলোর একটি, আর হিসাব হারানোর সবচেয়ে সহজ জায়গাগুলোরও একটি। ওয়ার্ডের ইনডেন্ট বা ওপিডি প্রেসক্রিপশনের বিপরীতে ওষুধ ইস্যু করা, ইস্যুর মুহূর্তেই রোগী অ্যাকাউন্টে চার্জ করা এবং ব্যাচ ধরে মেয়াদ নজরে রাখা, ডিসপেন্সিং, স্টক ও বিলিংকে একই গল্প বলায়।
অ্যাকাউন্টস
হাসপাতালের প্রতিটি কাউন্টারে টাকা আদায় হয়, আর ফাইন্যান্স প্রধান চান দ্বিতীয় কোনো এন্ট্রি ছাড়াই সেগুলো মিলে যাক। ওপিডি, ওয়ার্ড, থিয়েটার, ল্যাবরেটরি ও ফার্মেসির চার্জ কাউন্টার ও শিফট ট্যাগসহ একটি লেজারে পোস্ট হয়, তাই দিনের হিসাব পরের সপ্তাহে স্প্রেডশিটে নয়, ডেস্কেই বন্ধ হয়।
প্রতিষ্ঠানের কর্মপ্রবাহ
শাফা HMS-এ রোগী হাসপাতালের ভেতর দিয়ে যেভাবে এগোন
ক্রমটি গুরুত্বপূর্ণ। প্রতিটি ধাপ আগের ধাপে রেকর্ড হওয়া তথ্য পড়ে; তাই কিছুই দুবার এন্ট্রি হয় না, আর চূড়ান্ত রিপোর্টের জন্য কোনো সংকলন লাগে না।
রেজিস্ট্রেশন
রোগী যে দরজা দিয়েই ঢুকুন, একবারই রেজিস্টার হন এবং একটি হাসপাতাল আইডি পান, যা পরের প্রতিটি বিভাগ পড়ে। পুরোনো রোগীকে ফোন নম্বর বা আইডি দিয়ে খুঁজে পাওয়া যায়, তাই ওপিডি যাঁকে আগে থেকেই চেনে, ওয়ার্ড তাঁর জন্য দ্বিতীয় কোনো পরিচয় তৈরি করে না।
ওপিডি কনসালটেশন বা ভর্তি
একটি বহির্বিভাগ ভিজিট থেকে তৈরি হয় কনসালটেশন রেকর্ড, প্রেসক্রিপশন ও টেস্ট অর্ডার। ডাক্তার রোগীকে ভর্তি করলে একই রেকর্ড থেকে একটি ইনপেশেন্ট এপিসোড খোলে, লাইভ অকুপেন্সি ভিউ থেকে শয্যা বরাদ্দ হয়, আর নতুন অ্যাকাউন্টের বিপরীতে ডিপোজিট নেওয়া হয়।
ডায়াগনস্টিকস ও ফার্মেসি
ওয়ার্ডে বা কনসালটেশন কক্ষে লেখা অর্ডার বারকোডযুক্ত স্যাম্পল হিসেবে ল্যাবরেটরিতে আর ডিসপেন্স করার ইনডেন্ট হিসেবে ফার্মেসিতে পৌঁছায়। ফলাফল চিকিৎসকের স্ক্রিনে ফিরে আসে, ইস্যু করা ওষুধ অ্যাকাউন্টে চার্জ হয়, আর একই মুহূর্তে স্টক কমে।
অপারেশন থিয়েটার
সার্জিক্যাল রোগীকে সার্জন, অ্যানেস্থেটিস্ট ও কক্ষ মিলিয়ে থিয়েটার তালিকায় বুক করা হয়। প্রি-অপারেটিভ চেক, প্রসিডিউর নোট ও কেসে ব্যবহৃত কনজিউমেবল থিয়েটারেই রেকর্ড হয়, আর ওয়ার্ডে ফেরার আগে রোগী পোস্ট-অপারেটিভ মনিটরিংয়ে যান।
বিলিং ও ডিসচার্জ
ডিসচার্জের সময় অ্যাকাউন্টে আগে থেকেই শয্যা-দিন, প্রসিডিউর, টেস্ট, ওষুধ ও কনসালট্যান্ট ফি থাকে, কারণ প্রতিটি যেখানে ঘটেছে সেখানেই চার্জ হয়েছে। ক্যাশিয়ার পর্যালোচনা করেন, অনুমোদিত ছাড় প্রয়োগ করেন, ডিপোজিটের বিপরীতে নিষ্পত্তি করেন, আর একই রেকর্ড থেকে ডিসচার্জ সামারি প্রিন্ট হয়।
রিপোর্টিং
অকুপেন্সি, থিয়েটারের ব্যবহার, বিভাগভিত্তিক রাজস্ব, পেরোল খরচ ও DGHS রিটার্নের জন্য প্রয়োজনীয় হিসাব, সবই পথে তৈরি হওয়া রেকর্ড থেকে আসে। প্রশাসক যেদিন দরকার সেদিন সকালেই রিপোর্ট হিসেবে সেগুলো পড়েন, মাস শেষে পৌঁছানো সংকলন হিসেবে নয়।
স্ট্যান্ডার্ড ও কমপ্লায়েন্স
স্ট্যান্ডার্ড ও সুরক্ষা
HL7 FHIR ভিত্তিক ইন্টারঅপারেবিলিটি
রেকর্ড HL7 FHIR রিসোর্স হিসেবে রাখা হয় এবং অন্য সিস্টেম সমর্থন করলে HL7 মেসেজিংয়ের মাধ্যমে বিনিময় হয়; তাই রেফারেল হাসপাতাল, বিমাকারী বা জাতীয় কোনো কর্মসূচি ডেটা চাইলে আপনি কোনো ব্যক্তিগত ফরম্যাটে আটকে থাকেন না।
রোল-ভিত্তিক অ্যাক্সেস ও অডিট লগ
ওয়ার্ড কর্মী, ক্যাশিয়ার, ফার্মাসিস্ট ও প্রশাসক প্রত্যেকে নিজের রোলের প্রয়োজনীয় অনুমতির মধ্যেই কাজ করেন। রেকর্ডের প্রতিটি দেখা ও ইনভয়েসের প্রতিটি পরিবর্তন ব্যবহারকারী ও সময়সহ একটি এন্ট্রি রেখে যায়, যা অভ্যন্তরীণ অডিট বা অভিযোগ তদন্তে দরকার হয়।
এনক্রিপশন ও HIPAA-ধাঁচের ডেটা হ্যান্ডলিং
রোগীর তথ্য চলাচলের সময় ও স্টোরেজে এনক্রিপ্টেড থাকে, এবং সুরক্ষিত স্বাস্থ্যতথ্যের জন্য HIPAA-ধাঁচের চর্চা অনুসরণ করে হ্যান্ডল করা হয়। প্রতিটি ডিপ্লয়মেন্ট মডেলেই হাসপাতাল নিজের ডেটার মালিক এবং তা সাথে নিয়ে যেতে পারে।
DGHS ফরম্যাট ও বাংলা ইন্টারফেস
রিটার্ন DGHS রিপোর্টিংয়ে ব্যবহৃত ফরম্যাটে তৈরি করা যায়, আর পুরো ইন্টারফেস বাংলা ও ইংরেজিতে পাওয়া যায়; ভাষা বাছাই হয় হাসপাতালপ্রতি নয়, ব্যবহারকারীপ্রতি।
ডিপ্লয়মেন্ট
হাসপাতালের জন্য ডিপ্লয়মেন্ট
ওয়ার্ড ও থিয়েটারওয়ালা হাসপাতাল সংযোগ চলে গেছে বলে রোগী ভর্তি বন্ধ রাখতে পারে না, আর কিছু মালিক ডেটাবেস ভবনের ভেতরেই চান। তাই শাফা HMS ক্লাউডে হোস্টেড, হাসপাতালের নিজস্ব সার্ভারে ইনস্টল করা, অথবা ক্লাউডের সাথে একটি অন-সাইট এজ নোডসহ চলে, যা বিভ্রাটের মধ্যেও কাজ চালিয়ে যায়। এই পছন্দ পরে বদলানো যায়।
ক্লাউড
শাফা কেয়ার হাসপাতালের জন্য আলাদা ডেটাবেসসহ স্যুটটি হোস্ট করে, ব্যাকআপ ও আপডেট পরিচালনা করে, আর নতুন ওয়ার্ড, কাউন্টার বা শাখা হার্ডওয়্যার হিসেবে নয়, ইউজার অ্যাকাউন্ট হিসেবে যোগ করে।
অন-প্রেমিস
পুরো স্যুট হাসপাতালের নিজস্ব ও নিয়ন্ত্রিত সার্ভারে চলে, সেই মালিক ও বোর্ডের জন্য যাঁদের রোগীর তথ্য সাইটেই রাখা আবশ্যক। শাফা কেয়ার একটি সাপোর্ট চুক্তির অধীনে এটি রক্ষণাবেক্ষণ করে।
অফলাইন সিঙ্ক
হাসপাতালের ভেতরের একটি এজ নোড ইন্টারনেট ব্যর্থ হলে ভর্তি, ওয়ার্ড রেকর্ড, ডিসপেন্সিং ও বিলিং চালু রাখে, তারপর সংযোগ ফিরলে সারিবদ্ধ কাজ ক্রমানুসারে সিঙ্ক করে।
সাধারণ প্রশ্ন
প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
বাংলাদেশে হাসপাতাল সফটওয়্যারের দাম কত?
শাফা HMS একটি সাবস্ক্রিপশন, যার মূল্য প্রতিষ্ঠানপ্রতি নির্ধারিত হয়; অঙ্কটি নির্ভর করে কোন মডিউলগুলো চালু করছেন, কতজন ব্যবহারকারী ও কতটি কাউন্টার চালাচ্ছেন, এবং ক্লাউডে না নিজস্ব সার্ভারে ডিপ্লয় করছেন তার ওপর। আমরা কোনো মূল্যতালিকা প্রকাশ করি না, কারণ একই শয্যাসংখ্যার দুটি হাসপাতালের কনফিগারেশন খুব কমই এক হয়। আপনার বিভাগের তালিকা পাঠান; আমরা লিখিত কোটেশন ফেরত দেব।
শাফা HMS কোন আকারের হাসপাতালের জন্য তৈরি?
মডিউল, ওয়ার্ড ও কাউন্টার স্থির নয়, কনফিগার করা যায়; তাই স্যুটটি ছোট থেকে বড় প্রতিষ্ঠান পর্যন্ত স্কেল করে। একটি ওয়ার্ড ও একটি থিয়েটারের হাসপাতাল যা ব্যবহার করে তা-ই চালু করে; একটি মাল্টি-স্পেশালিটি হাসপাতাল একই প্ল্যাটফর্মে বিভাগ, শাখা ও ইউজার রোল যোগ করে। শয্যাসংখ্যার চেয়ে বড় প্রশ্ন হলো, একাধিক বিভাগের কি একটি রোগী রেকর্ড ও একটি বিল ভাগ করে নেওয়া দরকার।
সব বিভাগ কি একসাথে চালু করতে হবে?
না, বরং আমরা তার বিপক্ষে পরামর্শ দিই। সাধারণ ক্রমটি শুরু হয় রেজিস্ট্রেশন, ওপিডি ও বিলিং দিয়ে, যাতে ফ্রন্ট ডেস্ক ও ক্যাশ কাউন্টার থিতু হয়; তারপর IPD ও বেড ম্যানেজমেন্ট আসে, এরপর ল্যাবরেটরি, ফার্মেসি ও থিয়েটার। অ্যাকাউন্টস এবং এইচআর ও পেরোল যেকোনো সময় যুক্ত হতে পারে। প্রতিটি ধাপ আগে থেকে থাকা রোগী রেকর্ড ও ফি কাঠামোর ওপর গড়ে ওঠে।
আমাদের বিভাগগুলো কাগজের রেজিস্টার ও এক্সেলে চলে। মাইগ্রেশন কীভাবে হয়?
গো-লাইভের আগে রোগীর তালিকা, ফি তালিকা, ওষুধের ফর্মুলারি ও টেস্ট মেনু আপনার স্প্রেডশিট থেকে লোড করা হয়, যাতে পুরোনো রোগী নতুন করে রেজিস্টার না হয়ে বিদ্যমান রেকর্ডের সাথে মিলে যান। পুরোনো কাগজের ফাইল আর্কাইভে থাকে; প্রথম ডিজিটাল ভিজিটে চিকিৎসক প্রাসঙ্গিক ইতিহাস রেকর্ড করেন। প্রশিক্ষণ হয় বিভাগ ধরে ধরে, হাসপাতালের নিজস্ব কনফিগারেশনে, আর কাগজের রেজিস্টার অল্প কিছুদিন সিস্টেমের পাশাপাশি চলে, তারপর বন্ধ হয়।
বেসরকারি হাসপাতালের কাছে DGHS যে রিটার্ন চায়, সিস্টেম কি তা তৈরি করতে পারে?
ভর্তি, ডিসচার্জ, মৃত্যু, রোগভিত্তিক সংখ্যা, টেস্টের পরিমাণ ও বহির্বিভাগের সারসংক্ষেপ, সবই সেবাদানের সময়ে রেকর্ড হয়; তাই পর্যায়ক্রমিক রিটার্ন লাইভ ডেটা থেকে তৈরি হয়ে DGHS রিপোর্টিংয়ে ব্যবহৃত ফরম্যাটে সাজানো যায়। শাফা কেয়ার জাতীয় ডিজিটাল-স্বাস্থ্য কাজে DGHS-এর সাথে যুক্ত এবং ফরম্যাটগুলো হালনাগাদ রাখে। আমরা কোনো সার্টিফিকেশন দাবি করি না; রিপোর্টগুলো কেবল সেই রেকর্ড থেকে আসে, যা হাসপাতাল এমনিতেই রাখে।
ইন্টারনেট চলে গেলে ওয়ার্ডে কী হয়?
অফলাইন সিঙ্ক থাকলে হাসপাতালের ভেতরের একটি এজ নোড ভর্তি, ওয়ার্ড রেকর্ড, ডিসপেন্সিং, ল্যাবরেটরি এন্ট্রি ও বিলিং আগের মতোই চালিয়ে যায়। বিভ্রাটের সময়ের কাজ স্থানীয়ভাবে সারিবদ্ধ হয় এবং সংযোগ ফিরলে ক্রমানুসারে সিঙ্ক হয়; তাই কোনো রসিদ ডুপ্লিকেট হয় না, কোনো অর্ডার হারায় না। স্ক্রিনে একটি সিঙ্ক স্ট্যাটাস দেখানো ছাড়া কাউন্টারে কিছুই বদলায় না।
প্রতিষ্ঠানভিত্তিক সল্যুশন · হাসপাতাল
আপনার নিজের বিভাগের মানচিত্রে শাফা HMS দেখুন
আমাদের জানান আপনি কোন কোন বিভাগ চালান, কতটি কাউন্টারে টাকা আদায় হয়, আর কাগজ এখনো কোথায় কোথায় ঘোরে। আমরা কোনো সাধারণ কাঠামোতে নয়, আপনার কাঠামোতেই শাফা HMS-এ ভর্তি, থিয়েটার, ডিসচার্জ ও মাস-শেষের রিটার্ন ধাপে ধাপে দেখাব।